BANDUNG. Non Formal Education (NFE) cabang Bandung, Cimahi menggelar kegiatan Penyaluran Beasiswa dan Pembinaan Anak Juara di Ciwangun Indah Camp, Kecamatan Parongpong Kabupaten Bandung Barat, Minggu (11/12). Dalam acara ini digelar juga kegiatan pembekalan kepada entitas SDM (Sumber Daya Manusia).
Dalam pembekalan diberikan materi menyamakan persepsi tentang pentingnya sebuah pendokumentasian dan pengarsipan kegiatan yang benar. Dari materi ini diharapkan peserta mampu mengakselerasikan pencapaian kualitas Pembinaan Anak Juara di tiap korwilnya. Hal itu dipaparkan oleh Siti Mulyani Hasanah dari PT Integra System Optima dalam “Document Life Cycle” yang terdiri dari empat elemen kegiatan yaitu “Capture, Manage, Distribute dan Secure”.
Capture, diartikan sebagai aktivitas untuk menjalankan sebuah prosedur dengan benar dalam menyelesaiakan sebuah kegiatan, dengan sebelumnya mengetahui format apa saja yang dipakai, item apa saja yang harus dilengkapi, memperhatikan objek seperti apa yang harus diamati dan informasi apa saja yang harus direkam serta diikuti semangat patuh dan disiplin.
Manage, yang lebih menitikberatkan tentang bagaimana cara yang mensiasati ketika sebuah prosedur tidak dapat dilakukan dengan semestinya yang diakibatkan karena situasi dan kondisi. Disampaikan bahwa solusi untuk mengatasi hal ini adalah dengan memberikan suatu “catatan peristiwa” pada setiap perubahan yang terjadi yang tidak sesuai dengan arahan. Disamping itu, sangat ditegaskan untuk melakukan kegiatan sesuai dengan urutan prosedur walaupun memakan waktu yang relatif lama. Karena jika suatu prosedur dijalankan dengan cara “loncat-loncat”, cenderung akan “menambah”
pekerjaan yaitu melakukan pengulangan proses kegiatan. Pada kegiatan ini juga sangat ditekankan aspek patun dan disiplin.
Distribute, mengedepankan aspek untuk mengenali dengan benar kapan suatu kegiatan harus dilakukan, menjalankan dan mematuhi durasi waktunya, serta menyerahkan kegiatan kepada orang-orang yang tepat. Disamping itu dalam kegiatan ini juga menekankan aspek pelaporan kegiatan dengan hasil informasi yang jujur dan lugas kepada pihak pengguna. Kemudian memastikan kepada pihak pengguna mengenali dan memahami semua catatan laporan kegiatan yang ada. Jika diperlukan, dapat juga dibarengi dengan mengulangi secara lisan catatan-catatan khusus laporan yang muncul dalam pelaksanaan kegiatan.
Secure, setelah semua unsur rekam laporan kegiatan didapatkan dengan ideal, pastikan hal tersebut disimpan ditempat yang aman dan mudah untuk ditelusuri. Hal ini bertujuan untuk mempercepat proses mendapatkankan kembali informasi, jika hal tersebut dibutuhkan dikemudian hari dan harus dikembalikan lagi pada tempatnya jika selesai digunakan. Juga tidak ketinggalan faktor kepatuhan dan kedisiplinan sangat ditekankan dalam kegiatan pengamanan ini. Dari memperhatikan empat elemen di atas, jika suatu prosedur dilakukan dengan benar, patuh dan disiplin, akan menghasilkan suatu informasi yang mampu menghasilkan keputusan-keputusan dan rencana-rencana lanjutan untuk mencapai tujuan akhir dari suatu kegiatan. ***
Newsroom/Jasman
Bandung
